关于档案的小知识，了解一下!
中铁上海局华海公司2018-11-01 10:40
6月9日是
国际档案日
今年是第11个国际档案日。
提起“档案”
大家往往会觉得很神秘很遥远
其实，档案离我们很近
趁着国际档案日之际
让我们来揭开档案神秘的面纱
1948年6月9-11日，位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议，来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流，经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。
2007年11月，为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日，ICA全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定，将每年的6月9日定为国际档案日。
2018年国际档案理事会(ICA)雅温得会议将于11月26日至28日在喀麦隆的首都雅温得召开，主题为“档案:社会治理、记忆和遗产”。
“档案”一词的由来
在原始社会里，人们靠语言表达和交流思想和经验。随着社会的发展，为适应复杂的社会生产和生活，人们创造了结绳、刻契等记事方法。结绳与刻契可以说就是档案最早的起源。我国的档案工作从夏代开始，国内现存最早的文字档案是二十世纪初。在河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞，也称甲骨档案。档案一词最早出自明朝杨宾的《柳边纪略》一书。
什么是文件?
文件是指某机构或个人在活动中形成或接收的记录信息，它由足以为该活动提供凭证的内容、背景和结构三要素组成，而不论其形式或载体如何。文件的基本结构是它的记录形式。
什么是档案?
过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案是一种具有悠久历史的事物，我国目前现存的最古老的档案是距今已有3000多年历史的甲骨档案。之后又出现了青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等，以及我们今天所看到最多的纸质档案。近百年来，由于科技的发展，档案的形式日渐增多，大量出现了照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。
何谓“全宗”?
机关、团体、企事业单位和其他组织或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体，一个立档单位在其全部活动中形成的档案即是一个全宗，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
何谓“档号”?
档号:档案实体编号的总称，包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
何谓“案卷”?
案卷 :机关工作中形成的大量文件在办理完毕后要加以系统的整理，整理的最终结果把零散的单份文件组合在一起，形成一个个文件数量不等的篇合体，这些文件的集合体就叫做案卷。这种把零散文件组合成案卷的工作就是文书立卷工作。
何谓“归档”?
归档是指各机关单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给机关单位档案室保存。在我国，归档已成为党和国家明文规定的一项制度。在正常情况下，机关单位档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。
延伸阅读
常见档案问题解答
Q
一、整理科研档案有两种方式，按照“卷”整理和按照“件”来整理，请问两者的区别是什么?
答:根据《中国科学院科研课题档案建档规范》规定，科研档案的整理方式有两种:按“卷”整理和按“件”整理。一般按“卷”整理的方式比较普遍，但按“件”整理的方式则有些特殊要求:
1.每“件”是相对独立的一份文件，或者是有密切联系的几份文件，如课题申报材料可组成一件。
2.每份文件必须装订独立的封面封底，封面的内容不同于按照卷整理的案卷封面，主要包括档号、件号、密级、题名、执笔人、页数、日期等项。
3.档号是所属案卷的档号，件号是文件在本卷内的顺序号，题名指本份文件的标题(应如实著录，一般不能概括)，执笔人相当于责任者，页数指本份文件总的页数(每份文件应该编写独立的页码，不能多份文件连续编号)。
Q
二、照片档案的表现力、影响力非常直观，数字信息时代数码照片也日益增多，请问如何才能更好地收集和整理照片档案?
答:照片档案能够直观生动地反映历史，在单位宣传和管理工作中具有重要的作用。但照片档案管理工作存在一些问题，我们在档案进馆一期工作中也发现照片档案收集不全、整理不规范的问题较为严重。
为保证照片档案收集全面要做好以下三方面工作:
首先要明确收集范围。照片档案是单位活动的伴生物，在各项活动中都可能形成照片，随着数码相机的出现，各项活动的照片也日益增多，所以单位要根据照片档案产生的规律制定照片档案保管期限表，明确照片档案的归档和保管范围。
其次要规定专人负责。照片档案要有专人负责管理，一般由其产生者即摄影人员专人负责，对照片进行分类、选取、拟写标题等预归档工作，因为摄影人员对其所参加的各项活动较为了解，由档案生成者进行预归档也符合档案的管理规律。
最后要发挥档案人员主动性。档案人员不能被动的接受照片档案，也要积极参与相应活动，了解照片档案的形成环境;对预归档工作进行指导，保证照片归档工作的规范性。
对于照片档案的整理要根据中国科学院办公厅制定的《声像档案建档规范》进行，其中要特别注意照片档案标题的拟写，对一些重要人物要准确标注;对于大量的数码照片，除了要重点选取冲洗整理外，还要尽量减少照片在流转过程中的信息丢失和损耗，确保照片档案的原始真实性，保存一套原始的数码照片。
Q
三、如何加强对兼职档案员的管理?尤其是对兼职档案员的定量考核?
答:兼职档案员是档案队伍中的重要力量，兼职档案人员的管理工作直接影响档案工作的成效，做好兼职档案员的管理主要有以下几点:
第一，科学设岗、明确岗位职责。各单位须根据自身实际情况，合理配置兼职档案员岗位，做到精简而恰当。同时，明确岗位职责，包括工作范围、具体内容、基本要求等。
第二，做好岗位培训工作。包括上岗培训、在岗培训、岗位晋升培训等。根据兼职档案员的自身情况、工作需要、职责分工等合理安排培训，同时鼓励他们积极参加院内外组织的相关培训和学习交流活动。
第三，重视考核与奖惩。对兼职档案员的考核可采用定量考核，评分量化的办法，根据本单位档案业务实际情况，结合兼职档案员的工作量、工作强度，完成工作情况，制定一定的考核标准并设定相应分值(包括档案的归档率、完整率、合格率和参加业务培训的情况等)，同时，酌情补充一些加分项，比如论文发表、参与规章制度建设等。另外，单位要采取一定的奖惩措施，精神奖励与物质奖励并行。
兼职档案员的管理工作需要领导、各业务部门、档案部门给予更多的重视，充分发挥兼职档案员应有的作用，同时更好地融入整个档案人员团队，以使大家齐心协力，共同做好档案工作。