武东院档字〔2019〕1号
各单位、各部门：
为进一步做好学校档案材料收集归档工作，有效保护、利用档案资源，更好地服务学校中心工作，为学校各项工作提供全面详实的支撑材料，按照学校档案馆（以下简称档案馆）工作安排，根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》要求，请各单位（部门）按照归档范围收集整理2018年度档案材料，在2019年4月30日之前移交至档案馆集中管理。现将档案材料的收集、整理、归档工作有关事宜通知如下：
一、归档范围
各单位（部门）应交档案材料详见学校归档范围保管期限表（附件1），对于分类中出现的各种问题，请及时与档案馆联系。
二、归档时间
各单位（部门）在2019年4月30日前把应该归档的材料收集齐全、整理完毕后交至档案馆。如有特殊情况不能按时移交的，需出具书面说明，由单位负责人、分管校领导签字盖章。
三、归档要求
（一）各单位（部门）负责人为归档工作的第一责任人，各单位（部门）需指定专人（兼职档案员）负责本单位（部门）的档案归档工作，并于2019年3月1日前将兼职档案员名单（附件2）及联系方式报档案馆，以便工作联络。
（二）档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节，请各单位（部门）高度重视，从即日起对本单位（部门）的档案材料按归档要求进行收集、整理。
（三）如发现将在学校活动中形成的应当归档的档案文件材料据为己有，拒绝移交档案馆归档的单位或个人，学校将严格按《档案管理违法违纪行为处分规定》进行处理，并纳入考核。
（四）各单位（部门）归档的材料必须是已经办理完毕、有保存价值，不影响现有工作进行的原始材料，且不论何种载体（纸质、磁盘、光盘、磁盘等）、何种形式（文字、图片、视频、录像等），只要是有参考价值和保存价值的档案，一律应整理后移交至档案馆保管。
（五）对于在归档范围内但不在所对应归档单位的档案材料，或不在归档范围内但有保存价值的重要档案，持有此类档案的单位或部门也应积极主动将其移交至档案馆。
（六）移交档案材料以学院、部门为单位、按年度时间顺序整理，归档材料应真实、完整、准确、系统。档案移交时附带目录，所有归档材料的目录均需录入学校档案管理系统，除提交纸质版外（纸质目录一式两份，移交时归档单位、接收人签字后各执一份），还需提交档案管理系统的电子数据。
附件：1.AOA体育官网入口文件材料归档范围、保管期限表
2.兼职档案员名单
（附件共享至学校档案工作群，请自行下载）
2019年2月24日